La signature électronique (appelée également signature numérique) est devenue essentielle dans le cadre de la transformation digitale des entreprises. Avec l’augmentation du télétravail et le besoin accru de flexibilité, disposer d’un bon logiciel de signature électronique est primordial pour garantir la fluidité des processus administratifs et juridiques. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures solutions disponibles sur le marché, leurs fonctionnalités, et comment elles peuvent répondre aux différents besoins des entreprises.
C’est quoi une signature électronique ?
La signature électronique permet de signer numériquement des documents en PDF (ou d’autres formats) tout en garantissant l’intégrité et l’authenticité des fichiers signés. Contrairement à une signature manuscrite, elle utilise des mécanismes cryptographiques pour assurer que le document n’a pas été altéré après la signature.
Les niveaux de sécurité des signatures électroniques
Il existe trois niveaux de sécurité pour toute solution de signature électronique :
- Signature électronique simple : Cette signature offre un niveau de sécurité basique et peut être utilisée pour des transactions courantes.
- Signature électronique avancée : Elle offre un niveau de sécurité plus élevé grâce à une méthode de vérification stricte de l’identité du signataire.
- Signature électronique qualifiée : La plus sécurisée. Requise pour certains types de documents légaux nécessitant une fiabilité maximale.
Pourquoi utiliser un logiciel de signature électronique ?
L’utilisation d’un outil de signature électronique au moyen d’une application en ligne présente de nombreux avantages :
- Gain de temps : Plus besoin de se déplacer ou d’imprimer des documents.
- Économie d’argent : Réduction des coûts d’impression, de papier et d’envoi postal.
- Sécurité renforcée : Grâces à des procédés cryptographiques et une authentification stricte.
- Accessibilité : Possibilité de signer des documents depuis un ordinateur ou un appareil mobile comme une tablette ou un smartphone.
- Respect de l’environnement : Moins de consommation de papier et moins de déplacements nécessaires.
- Essai gratuit de plusieurs jours : ces plateformes proposent pour la plupart une périod d’essai gratuite.
Notre top 3 – Comparatif des meilleurs logiciels de signature électronique en 2023
Il existe plusieurs logiciels de signature électronique sur le marché, chacun avec ses spécificités et avantages. Voici une sélection des meilleurs outils disponibles aujourd’hui :
Logiciel FlexiSign
FlexiSign est réputé pour sa facilité d’utilisation et ses nombreuses fonctionnalités adaptées aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises. Cela inclut notamment :
- Intégration avec de nombreuses plateformes (Google Drive, Dropbox, etc.).
- Possibilité de créer des workflows personnalisés.
- Authentification multi-facteurs pour une sécurité accrue.
- Une interface intuitive facilitant la prise en main rapide par tous les salarié(e)s.
Logiciel SafeSign
SafeSign se distingue par son haut niveau de sécurité et sa conformité avec les normes européennes. Les caractéristiques principales sont :
- Certification eIDAS (règlement européen sur l’identification et les services de confiance).
- Fonctionnalités de gestion des utilisateurs avancées.
- Options de personnalisation des templates de documents.
- Suivi en temps réel des statuts de signature.
Logiciel QuickSign
QuickSign se concentre sur la rapidité et l’efficacité des processus de signature. Il propose :
- Des processus de signature extrêmement rapides.
- Compatible avec toutes les plateformes majeures (Windows, iOS, Android).
- Support client réactif et accessible 24/7.
- API ouverte permettant une intégration facile avec d’autres systèmes.
Comparaison des prix et modèles de tarification
Les tarifs des solutions de signature électronique varient selon les fonctionnalités proposées et les volumes de documents traités. Voici un aperçu comparatif :
| Outil | Prix mensuel par utilisateur | Fonctionnalités incluses |
|---|---|---|
| FlexiSign | 15 € | Workflows personnalisés, authentification multi-facteurs, intégrations multiples |
| SafeSign | 20 € | Certification eIDAS, suivi en temps réel, gestion avancée des utilisateurs |
| QuickSign | 10 € | Processus rapide, support 24/7, API ouverte |
Docusign fait également partie des solutions leader dans ce marché.
Logiciels signature électronique en Suisse
À l’heure actuelle, seule la signature électronique qualifiée jouit d’une reconnaissance légale et peut être considérée comme équivalente à une signature manuscrite. En Suisse, les principaux fournisseurs agréés pour délivrer ce type de signature électronique sont : Swisscom, QuoVadis Trustlink, SwissSign (qui appartient à la Poste Suisse) et l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT). Autrement dit, ces prestataires sont les seuls habilités par la loi à proposer une signature électronique revêtant la même valeur juridique qu’une signature manuelle traditionnelle.
Comment choisir le meilleur outil de signature électronique
Plusieurs critères doivent être pris en compte lors du choix de votre logiciel de signature électronique dans votre travail quotidien :
Se concentrer sur les besoins spécifiques de l’entreprise
Avant de choisir une solution, évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise est essentiel. Si vous traitez beaucoup de documents sensibles avec des prestataires ou des clients, privilégiez les outils offrant une sécurité renforcée comme SafeSign. Pour les PME recherchant simplicité et efficacité, FlexiSign peut être une bonne option.
Prendre en compte la facilité d’intégration avec les systèmes existants
Certains outils s’intègrent mieux que d’autres avec les systèmes déjà en place dans votre entreprise. Par exemple, si vous utilisez largement les suites bureautiques Google, Un logiciel offrant des intégrations avec Google Drive pourrait offrir plus de commodité et d’efficacité.
Critères de sécurité et de conformité
Assurez-vous que l’outil choisi soit conforme aux réglementations locales et internationales, telles que le RGPD en Europe. Les solutions comme SafeSign sont souvent préférées pour leur certification eIDAS.
Coût et évolutivité de la solution
Enfin, considérez le coût à long terme et la capacité de l’outil à évoluer avec votre entreprise. Optez pour une solution flexible qui pourra s’adapter à la croissance de votre société. QuickSign, par exemple, propose des options modulables qui permettent de commencer avec des fonctionnalités de base puis d’ajouter des modules au fur et à mesure des besoins.
Pour conclure sur le sujet d’un logiciel de signature électronique
En conclusion, un logiciel de signature électronique représente une avancée majeure pour les entreprises et les professionnels cherchant à optimiser leurs processus de réception et de partage de documents. Grâce au cryptage de pointe et à un certificat numérique, ces logiciels garantissent la validité et une intégrité totale des accords signés. La confidentialité des données est assurée, offrant ainsi une protection renforcée contre les accès non autorisés.
La technologie de signature électronique facilite également toute identification des signataires et assure la conformité avec les exigences légales. Les notifications en temps réel et le suivi du statut des signatures permettent une gestion efficace et transparente. La plateforme de signature électronique est compatible avec une quasi totalité des appareils, y compris les mobiles et les tablettes, rendant une utilisation simple et flexible. Les méthodes d archivage électronique et de stockage sécurisé garantissent un accès facile et rapide aux documents signés.
Enfin, l’intégrité des documents et la protection des informations sont primordiales en matière de signature électronique. Les solutions modernes offrent des champs personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques des professionnels. Les questions sur la sécurité et la conformité sont traitées grâce à des protections robustes. Une mise à jour régulière de la dernière version par votre entreprise est toutefois capitale. Que ce soit pour un envoi unique ou pour des signataires multiples, l’adoption de cette technologie permet d’améliorer l’efficacité et la productivité des entreprises à travers des méthodes innovantes et sécurisées.
